Cambiar a quality

Son muchos los factores que pueden llevarnos a pensar en un cambio de asesoría. Aquí vamos a enumerar los que más frecuentemente nos encontramos:

No cubre las expectativas que tenía al principio.
Han aumentado el precio fijado argumentando costes de servicios que no estaban incluidos en la oferta inicial.
Han metido la pata en sucesivas ocasiones, unas más importantes que otras, pero ya he perdido la confianza en ellos.
No me atienden cuando les pido algo, tengo que llamar en sucesivas ocasiones y perseguirles para que alguien conteste mis dudas o solicitudes.
No cumplen los plazos a tiempo o muy justos, no dejándome tiempo para preveer el disponible que necesito.
No son proactivos, tengo que hablarles yo de cuestiones que he escuchado en la radio, prensa o por conocidos para saber si me afectan o no.
No aportan ningún valor añadido a mi negocio, son meros tramitadores de impuestos y nóminas.
Tardan mucho en contabilizar las facturas y no sé con suficiente antelación la situación real de mi negocio.
No tienen un servicio integral, cuando pido algo que se sale del día a día tengo que buscar yo el recurso adecuado, con el tiempo y, en ocasiones, el gasto que eso conlleva.
No les veo comprometidos conmigo ni con mi negocio, A veces siento que no les importa cómo me vaya.
No me siento tranquilo. Tengo que revisar su trabajo, si han presentado a tiempo los impuestos, las nóminas, etc…
No me facilitan datos de mi empresa cuando se los pido, ni facturas que ya les he entregado, ni balances, mayores… no tengo un pulso real de mis cuentas.
No me informan de subvenciones, bonificaciones… siempre escucho que otros se han beneficiado y yo no.
Faltas graves: me presentaron mal un impuesto y tuve que pagar yo la multa y los intereses de demora; se equivocaron en el finiquito de un trabajador y me costó dinero; no asumieron su responsabilidad cuando se olvidaron de presentar las cuentas anuales… (ojo con la derivación de la responsabilidad a los administradores).

Área Fiscal y Contable: Realmente el mejor momento para empezar a trabajar con otra asesoría es el primer trimestre del año, ya que se ha cerrado un ejercicio y se comienza otro. Es más fácil delimitar dónde termina uno y empieza el otro, y más sencillo pulir responsabilidades en caso de que faltase algo por contabilizar. Si no coincide en esta fecha, siempre es interesante hacerlo en el comienzo del trimestre, sea cual sea.

Área Laboral: Es igualmente aconsejable hacerlo a principio de año. Nosotros somos partidarios de que sea la misma asesoría la que lleve ambas áreas, ya que es más práctico y más rápido en el momento de presentar impuestos además de que permite conocer mejor las circunstancias y sinergia de la empresa. Es importante tener muy en cuenta que, en el caso de cambio de gestores del área laboral, hay que realizar el cambio de Autorizado en Red de la empresa, por lo que hay que estar seguros antes de presentar el cambio de que la asesoría que cesa haya presentado los seguros sociales.

Notificaciones Telemáticas: Es importante coordinar el cambio de la responsabilidad de visualizar el Buzón de Notificaciones del cliente.

En realidad, si la asesoría que va a cesar, hace bien su trabajo, no tiene por qué haber problemas en el cambio. Si se lleva la contabilidad al día (o al menos al trimestre), se tiene bien organizada la documentación del cliente, se asume que el cliente tiene pleno derecho a tomar sus decisiones y a realizar el cambio que piense que más le conviene, no tiene que ser traumático el cambio ni presentar ninguna complicación.

¿Qué se puede hacer para que el cambio sea más fácil?
Aunque el primer contacto moralmente entendemos que debe de tenerlo el cliente con la asesoría que cesa, después puede encargarse la nueva asesoría de concretar las fechas y el modo de intercambio de los datos y de la documentación del cliente.

Realizar un check de la documentación que se recoge de la asesoría verificando que está todo. Es importante tenerlo en cuenta en caso de que la asesoría se haya quedado documentación original.
Optimizar el trasvase de la contabilidad, libros, datos de trabajadores, nóminas y tcs.
Realizar una pequeña auditoría del trabajo realizado y el modo: ¿está todo contabilizado?, ¿se han presentado todos los impuestos?, ¿están dados de baja los trabajadores que han cesado?, ¿se han presentado cuentas anuales hasta la fecha?, ¿Libro de Actas?, ¿Libro de Socios?, ¿está la empresa en el convenio más apropiado?, ¿se realizan las nóminas de la forma más beneficiosa?
En caso de que se hayan quedado asuntos pendientes de resolver, (despidos, aplazamientos…) hay que fijar bien las fechas y las responsabilidades a asumir.

Son diversos los factores que deben tenerse en cuenta para tomar la decisión más adecuada, empezando por reflexionar sobre los factores que cada uno valora como importantes en un asesor. La decisión dependerá de las expectativas, circunstancias y necesidades de la empresa o profesional.

Vamos a detallar algunos de los puntos más valorados por clientes satisfechos con su asesoría, según nuestra experiencia:

Atienden mis llamadas/emails rápidamente, valorando la urgencia e importancia según el asunto del que se trate.
Están comprometidos conmigo y con el trabajo que realizan, y se nota que se esfuerzan por ayudarme a que mi negocio obtenga los mejores resultados posibles.
Son proactivos, me sugieren cambios e ideas para optimizar los costes fiscales, etc.
Llevan una contabilidad por extracto bancario, tengo bajo control los gastos e ingresos, los impagados y un anticipo de lo que va a suponer en los impuestos.
Me mantienen al tanto de los cambios legales que pueden afectarme.
Están pendientes y realizan el seguimiento de la documentación, facturas, datos… que tengo que darles, en los plazos y formas adecuados.
Tienen un servicio integral, se encargan de proveerme de los servicios adicionales como seguros, LOPD, Prevención de Riesgos, Patentes… que necesito, ahorrándome tiempo y dinero y aportándome la tranquilidad y seguridad que busco.
Me informan de las subvenciones y/o ayudas a las que puede optar y se encargan de realizar los trámites necesarios y de recopilar la documentación exigida.
Tienen los Procedimientos de Calidad ISO aprobados, me da tranquilidad saber que tienen un control estipulado y que lo llevan a cabo.
Tienen un Seguro de Responsabilidad Civil, en caso de errores ellos se encargan de resolverlo y de los costes que se generen.
Me envían las nóminas el día 25 del mes, incluso se encargan ellos de enviárselas a los empleados por email y de facilitar la remesa bancaria, ahorrándome tiempo y dinero.
Revisan las notificaciones telemáticas, no tengo que estar pendiente de abrir el email ni de resolver las posibles incidencias que se generen con la Tesorería.
Tengo acceso por medio de la red de Intranet a mis datos, mi contabilidad, estados financieros, balances, mayores, nóminas… incluso puedo saber en tiempo real cómo va a resultar el IVA del trimestre en curso, para evitar sorpresas. Y además puedo verlo desde mi teléfono, en cualquier momento y lugar.
Se reúnen conmigo para explicarme el estado contable, fiscal, financiero y laboral de mi negocio, realizando sugerencias y mejoras sobre el modo de operar y ser más eficaz.
Antes de que termine el año, valoran conmigo la situación en la que se va a cerrar el ejercicio y los posibles cambios según las expectativas y objetivos que busquemos.
Pueden ofrecerme servicio en otras provincias.
Saben cómo internacionalizar mi negocio, expatriar trabajadores o preparar mi negocio para exportar a otros países.
Me han asesorado con la Gestión de mi Patrimonio personal.
Se han encargado de los despidos, ERE’s… resolviendo los conflictos y situaciones tensas con los mínimos costes posibles para la empresa.
Son amables y generosos en el trato. Siempre tienen una sonrisa.
Está todo incluido, no he tenido sorpresas del tipo: las nóminas no estaban incluidas, la presentación del impuesto no estaba contemplada, las consultas tienen un coste adicional, etc.
Se nota que buscan la satisfacción del cliente, el win to win y que tienen inquietud por mejorar cada día y ofrecer un servicio eficaz.
Aportan un gran valor añadido a mi negocio.